信息對于企業(yè)具有重要的戰(zhàn)略地位。怎樣能夠降低收集信息給企業(yè)帶來的交易成本，而使所得收益達(dá)到最大？怎樣能夠搭建一個理想的信息集散平臺，進(jìn)而促進(jìn)信息傳遞的透明度和高效率？這些問題都是企業(yè)家們長期以來冥思苦想的課題。會展業(yè)的悄然升起似乎給我們帶來了新的希望，至少它也為我們引領(lǐng)了一條新的道路。
 
　　我國會展業(yè)經(jīng)歷了二十余年的發(fā)展，作為信息的集散地的功能也得到了越來越多的人的共識。通過在展會期間的調(diào)查，企業(yè)可以搜集到有關(guān)競爭者和顧客的信息，為企業(yè)的下一步發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)。同時，大眾也可以了解到國內(nèi)外企業(yè)的發(fā)展情況，并獲取到許多的文化知識。展會作為交流信息的平臺，至少需要三方面主體的共同作用，即組展商、參展商，以及與本次展會相關(guān)的其他信息提供組織。
 
　　首先，對于組展商，它要擔(dān)負(fù)起前期信息的搜集、整理、提供，中期展會管理，以及后期展會總結(jié)等多方面的職責(zé)。在展會開始之前，組展商應(yīng)首先從參展商和其他信息提供者那里搜集必要信息，之后對所得的眾多信息進(jìn)行綜合整理和加工，把它們匯編成冊向展會提供詳盡信息。同時重要的是，組展商設(shè)計與建立一套完整的展會運(yùn)行體制，保證信息順利流通。應(yīng)該說，組展商的前期工作是整個信息流程的起始階段，也是這一過程中最為重要的階段。
 
　　其次，從參展商方面來說，在決定參加一個展會后，應(yīng)首先針對本次活動做出周密的戰(zhàn)略分析，并確定出預(yù)期目標(biāo)。在進(jìn)行宏觀和微觀分析的基礎(chǔ)上，確定本次參展過程中企業(yè)所期望得到的信息，并對企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行定位。在展會中，參展商在主動向組展商提供自身信息的同時，也從展會中得到更多的、更為詳實的信息。因而在完善的利益保護(hù)機(jī)制下，每一個主體不會因為自身信息的曝光而遭受“災(zāi)難”。參展單位在展會中主動搜集所需要的信息，密切與組展商及其他信息提供者進(jìn)行聯(lián)系，加大企業(yè)信息獲取量，使參展活動“不虛此行”。展會結(jié)束后，各參展單位對所獲信息及參展成果整理匯總，與預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行對比衡量收益。
 
　　再次，對于與展會相關(guān)信息提供者，即供應(yīng)商、經(jīng)銷商、采購商、廣告和同期同類展會等等，它們對整個展會中信息集散功能的發(fā)揮也具有十分重要的作用。展會前，他們需要向組展商提供有關(guān)信息，并對自身利益和要求進(jìn)行表達(dá)，以使自身信息順利進(jìn)入展會，在這些信息被參展商了解的同時，也能夠了解到其他競爭者的信息。在展會開始之后，這些信息提供者也不遺余力地向展會提供各種各樣的信息，向參展單位展示自己，在競爭中獲得收益。