4．確定時間和地點
　　展覽公關(guān)活動的有效實施還取決于選定合適的時間與地點，能否巧妙地安排好公關(guān)活動的時間與地點對公關(guān)活動的效果具有直接的影響。在公關(guān)活動的時間和地點的選擇上，展臺搭建策劃組織者要充分利用各種不同的外部條件，抓住有效宣傳契機，使公關(guān)活動產(chǎn)生最佳的宣傳與推廣效果，這是公關(guān)策劃與組織的重要內(nèi)容。例如杭州市人民政府充分利用世博會良機，將杭州周作為中國館開館儀式，借世博會的良好知名度以及客流、信息流高度集中等特征，成功地宣傳了杭州的城市名牌。
　　5．經(jīng)費預(yù)算
　　良好的財務(wù)支持是公關(guān)活動成功舉行的基本保障，活動的策劃組織者需有效地調(diào)控整個進(jìn)程，列出各種公關(guān)活動項目的支出與收人，及時編制公關(guān)活動的預(yù)算。這將大大提高公關(guān)活動的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。
　　（1）場地及設(shè)備費用。公關(guān)活動通常是安排在一個固定場所進(jìn)行，展臺搭建公司需要租賃場地和相關(guān)設(shè)備，因而需提前編制相關(guān)預(yù)算。
　　（2）宣傳資料制作費用。公關(guān)活動需要制作相關(guān)的宣傳資料，也將利用一些場合來進(jìn)行這些活動的宣傳與推廣，預(yù)算宣傳資料與推廣經(jīng)費，能對費用進(jìn)行有效的調(diào)控。
　　（3）嘉賓邀請費用。公關(guān)活動需要邀請一些國內(nèi)外著名的專家、學(xué)者、知名人士、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人、新聞媒體人士以及行業(yè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)等，這就會產(chǎn)生相關(guān)的嘉賓邀請費用。
　　（4）其他費用。公關(guān)活動預(yù)算中還應(yīng)包括活動過程中產(chǎn)生的人工、辦公費用和雜費。
　　除以上必要的開支外，如果能展臺搭建策劃與開發(fā)一些企業(yè)贊助、廣告產(chǎn)品等，將會減輕公關(guān)活動的經(jīng)濟(jì)壓力，甚至還可從公關(guān)活動中贏利。