直郵信函的撰寫是能否取得展覽展示營銷成效的最直接和最重要的因素，正確撰寫有效的信函，能使直郵的展覽營銷獲得“事半功倍”的效果，基本步驟如下：
1、信首與信尾
信首與信尾不宜含有大量營銷信息，過量的營銷信息容易分散目標客戶的注意力，降低對重要信息的識別率。因此，信首應盡量筒潔并讓目標客戶感到親切與被尊重。信尾則可傳遞一些筒短的展覽服務信息。
2、篇幅
信函篇幅的原則是力求筒潔，切忌重復羅嗦，這應貫穿于直郵的各個方面。
3、使用間候語
恰當使用間候語并關注收件人的感受是激發收件人的熱情、繼續進行有效的溝涌，也是增強親和力的主要方式。
4、使用標題
展覽營銷主要任務是銷售展位與服務，因此，激發目標客戶閱讀興趣的標題是直郵營銷成功的關鍵，要在展覽展示營銷中融入貼心服務，使目標客戶了解預期效益。
5、使用小標題
小標題是對每段內容的濃縮。將正文分成易讀的段落，并給每段加上小標題，方便目標客戶從中選擇所需的信息。
6、下劃線和黑體字
在信函中使用下劃線和黑體字可以起到強調重要部分的內容，引起目標客戶的高度關注的作用。但頻繁使用會降低體效果并影響信函的潔度。
7、使用色彩
色彩的使用可以使信函美觀，體現展覽展示組織的理念和風格，色彩需與展覽與服務的形象基調保持基本一致與和諧。與下劃線和黑體字的使用效果相同，不宜過于頻繁使用色彩。
8、寫作風格
熟練運用寫作技巧能提高郵件的可讀性和反饋率。力圖做到：
．首起段落要具有創意；
．寫作語氣要具親和力；
．明確信函的期望值；
．讓目標客戶體驗價值與尊重；
．寫作的敘事結構要清晰。